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北京航空航天大学教育基金会项目管理办法

发布日期:2019-10-08   点击量:

第一条总则
为使北京航空航天大学教育基金会(以下简称教育基金会)项目管理科学化、规范化、有效化,特制定本办法。

第二条机构和人员

教育基金会理事会是项目管理的领导机构,教育基金会秘书处是项目管理的执行机构。教育基金会秘书长是项目管理的负责人,综合办公室、筹资发展部、项目管理部、财务部人员是教育基金会项目管理的工作人员。

第三条流程

一、前期工作
1.教育基金会筹资发展部负责收集、分析信息,建立动态信息库,发掘潜在捐赠对象。

2.教育基金会筹资部负责具体捐赠项目的策划。

3.教育基金会秘书长负责与捐赠对象洽谈捐赠意向,明确捐赠。
二、项目的设立
1
教育基金会筹资发展部负责落实捐赠意向、协调项目执行方意见、与捐赠者签订捐赠合同,举行捐赠或签约仪式。
教育基金会综合办公室负责应将合同、签约仪式的音影材料、新闻媒体的报道等材料归档并寄送捐赠方。
2
.教育基金会秘书处明确项目分管具体负责人和办公室具体人员。建立专项专人负责制。
3
.对于基金受益单位已经确定的限定性基金,经费到账后,教育基金会筹资发展部会同财务部及时向捐赠方出具捐赠发票、捐赠证书,通知受捐方,并将捐赠协议等信息转交项目管理部。

4.对于非限定性基金以及受益单位尚不确定的限定性基金,教育基金会秘书处根据学校相关教学、科研及管理部门以提高教学、科研、人才培养及管理能力为目的的项目申请进行汇总并提出执行方案报教育基金会理事会讨论通过。

三、项目管理
1.项目管理部收到筹资发展部转来的捐赠协议后,及时落实相关捐赠信息并登记,同时会同财务部落实捐赠资金到账情况。

2.捐赠资金到账后,项目管理部及时登记入账并通知项目执行方办理资金使用申请。

3.项目管理部根据捐赠协议对资金使用进行审核后报基金会秘书长审批。

4.资金使用批准后由财务部会同学校财务处向项目执行方拨付执行经费。

5.教育基金会秘书处依据合同规定,会同受益单位(项目执行方)每年至少一次将项目执行的进展情况、资金使用的年度情况、资金结余清单寄送捐赠方。

6.教育基金会秘书处配合受益单位,每年向捐赠方寄送受益人感谢信(或多媒体资料),校、院最新信息,基金会简报,新年贺卡等材料。

7.项目执行结束前半年,由项目管理部提出,筹资发展部配合受益单位将项目执行的情况、该项目续签的意义等材料寄送到捐赠方并征求捐赠方是否有新的捐赠、是否续签该项目。

8.项目到期后,教育基金会配合受益单位将该项目整体的运行情况、项目经费的使用清单、专家对该项目的评审意见、该项目即将产生的社会效应、受益单位或受益人的感谢信等材料寄送捐赠方。
3
.如该项目没有续签或捐赠方没有新的捐赠。筹资发展部配合受益单位,定期向捐赠单位寄送受益人感谢信、院校最新信息、基金会简报、新年贺卡等材料。
教育基金会秘书处应保留该项目执行的原始资料。

四、 项目资料的档案管理

项目的资料是指基金会与捐赠方从开始接触到项目撤销过程中有关项目的一切纸质、电子文档、音影材料。项目资料的档案管理是指项目资料的收集、归档、立卷工作。

1.项目资料的收集内容:教育基金会秘书处应根据项目的进度,及时收集项目谈判纪要、捐赠人背景材料、捐赠合同、捐赠仪式的相关材料(发言稿、照片等)、新闻媒体的报道材料、捐赠登记表、划拨登记表、到账经费单、二级单位立项项目书、项目进展汇总表、经费使用汇总表、项目专家签字评选意见、受益单位项目整体总结、年度奖助学金获奖学生名单、获奖学生年度基本材料、学生获奖感言、向捐赠单位寄发材料的凭证、捐赠方的来函等材料。

2.项目资料的档案管理由基金会综合办公室负责。

3.项目负责人应定期对项目进行督察,项目具体负责人应配合完成档案的归档整理工作。
 
本办法自公布之日起执行,由教育基金会秘书处负责解释。

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