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北京航空航天大学教育基金会档案管理制度

2017-05-19

第一条 归档范围:凡是反映本会工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等(含电子文件),均应立卷(电子文件刻录光盘)归档。


第二条 归档要求:

1.   各部门要按照立卷归档范围,将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整,根据文件材料的形成规律和有机联系,科学整理立卷。

2.   立卷归档工作在行政部的监督指导下进行。各部门必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷,经行政部检查合格后方可归档。

3.   声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者,照片档案应将照片和底片分别整理归档。

4.   会议审计档案应由财务人员按照归档要求,负责整理立卷。

5.   行政部接收案卷时,各部门必须将归档的案卷编制好移交目录,一式两份,档案人员按照目录清点无误;验收案卷质量符合要求后,交接双方在移交目录上签字,一份存档案室,一份本处室留存,以备查找。


第三条 归档时间:

1.    文书档案每月归档一次。

2.    会计审计档案在,于年检通过后移交归档。

3.    其他材质文档及时归档。


第四条 档案利用:

1.    本会工作人员因工作需要,可查阅本部门形成的档案资料。因工作需要查阅其它部门形成资料时,在征得其它部门主管同意后秘书长批准后方可查阅。

2.    查阅摘抄档案,需填写档案利用登记表。未经行政部同意,不能复印、复制、公布档案材料,一般不能将档案带出档案室,特殊情况需要借出者需要办理借阅手续,并及时归还。

3.    不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠,不得随意折卷或撕去其中文件。

4.    需要利用本会会议记录,必须经秘书长批准后方可查阅。

5.    本会财务人员因工作需要,查阅本人经办的会计档案,需征得行政部主管同意;财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时,需征得秘书长批准后方可查阅。


第五条 档案保管:

1.    购置专门的档案柜,保存档案,档案柜具有防火防盗功能。

2.    配置灭火器、防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备,并及时检查,如发现药物或设备失效要随时更换。

3.    每季度对档案保管的状况进行一次全面检查,如遇特殊情况要及时检查,并作记录,发现问题及时向领导汇报,采取有效措施,保护档案的安全。


第六条 档案统计:

1.    按档案统计制度的规定,需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计。

2.    建立健全档案数量统计,借阅及其效果统计,鉴定情况登记,档案管理基本情况统计。

3.    统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库,随时做好建立,年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总。

4.    定期统计利用情况,每年末统计当年档案借阅人次,总结档案利用效果。


第七条 档案鉴定和销毁:

1.    成立由档案员、部门主管、秘书长组成的档案鉴定组。

2.    以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据,由档案员鉴定,将鉴定情况交行政部负责人审核,提出处理意见,经档案鉴定组鉴定后,对需销毁的档案编造清册,办理批准手续即可销毁。

3.    保管期满的档案(长期和短期)如还需使用,由鉴定小组鉴定,提出销毁意见。

4.    销毁档案时,必须有两个监销,监销人应在销毁册上签字或盖章,并注明销毁方式和日期。


第八条 保管期限:

1.    正式公文档案,永久保存。

2.    会议记录、纪要等,长期保存。

3.    图片、照片、录像等,长期保存,定期复制。

4.    外部资料、本会宣传资料,长期保存。

5.    人事和财务档案,长期保存。

6.    本会大事记、捐赠名录、捐赠协议等,永久保存。

7.    本会重大事项相关文件,永久保存