北京航空航天大学教育基金会项目管理办法

 

第一条  总则

为使北京航空航天大学教育基金会（以下简称“教育基金会”）项目管理科学化、规范化、有效化，特制定本办法。

第二条  机构和人员

教育基金会理事会是项目管理的领导机构，教育基金会秘书处是项目管理执行机构。教育基金会秘书长是项目管理负责人，综合办公室、筹资与发展部、财务部人员是教育基金会项目管理的工作人员。

第三条  流程

一、前期工作

1.筹资与发展部负责收集、分析信息，建立动态信息库，发掘潜在捐赠对象。

2.筹资与发展部负责具体捐赠项目的策划。

3.教育基金会秘书长负责与捐赠对象洽谈捐赠意向，明确捐赠，根据捐赠方意愿明确捐赠资金使用执行方。

二、项目立项

1.筹资与发展部与捐赠方及执行方协商一致后，北航教育基金会与捐赠方签订《捐赠协议书》，与执行方签订《捐赠项目执行协议书》。以上协议由北航教育金会、捐赠方、执行方各留一份原件存档。

2.筹资与发展部填写《北航教育基金会捐赠项目进展一览表（暂行）》，基金会相关部门会签。

3.筹资与发展部负责落实捐赠意向、协调项目执行方意见、与捐赠者签订捐赠合同，举行捐赠签约仪式。筹资与发展部负责将合同、签约仪式的影音材料、新闻媒体的报道等材料归档并寄送捐赠方。

三、项目管理

1.筹资与发展部及时落实相关捐赠信息并登记，同时会同财务部落实捐赠资金到账情况。

2.捐赠资金到账后，筹资与发展部将协议交给财务部，由财务部登记入账向捐赠方开具“公益事业捐赠统一票据”、捐赠证书，通知受捐方。

3..单笔捐赠超过一万元人民币（含）的项目向捐赠方赠送实物版《捐赠证书》，单笔捐赠少于一万元人民币的向捐赠方赠送电子版《捐赠证书》，实物版捐赠证书可根据捐赠方意愿自行领取或由筹资发展部邮寄。

捐赠方领取“公益事业捐赠统一票据”和捐赠证书时需填写《北航教育基金会发票领取登记簿》与《北航教育基金会捐赠项目进展一览表（暂行）》。

4.对于基金受益单位已经确定的限定性基金，执行方根据捐赠资金的具体使用要求撰写该项目《***资金使用章程（或管理办法）》并加盖学院公章后发送给捐赠方和筹资与发展部审核备案。

对于非限定性基金以及受益单位尚不确定的限定性基金，秘书处根据学校相关教学、科研及管理部门以提高教学、科研、人才培养及管理能力为目的的项目申请进行汇总并提出执行方案报教育基金会理事会讨论通过。  

5.执行方需要使用捐赠资金，须提交资金使用申请。申请流程参考《奖助学金类资金申请及发放办事指南》或《科研、人才培养、学生活动、基建等其他类项目申请及发放办事指南》执行（北航教育基金会网站上“捐赠指南—工作流程”栏目），根据项目类别下载《资金使用申请表》并按要求填写，由筹资与发展部审核。

6.筹资与发展部根据捐赠协议对资金使用申请进行审核后报基金会秘书长审批。

7.资金使用申请批准后由财务部会同学校财务处向项目执行方拨付执行经费。

四、维护反馈

1.筹资与发展部依据协议规定，配合受益单位（项目执行方）每年至少一次将项目执行的进展情况、资金使用的年度情况、资金结余清单发送捐赠方。同时每年向捐赠方寄送感谢信（或多媒体资料），校、院最新信息，基金会简报，新年贺卡等材料。

2.项目到期后，筹资与发展部配合受益单位将该项目整体的运行情况、项目经费的使用清单、专家对该项目的评审意见、该项目即将产生的社会效应、受益单位或受益人的感谢信等材料发送捐赠方。

四、档案管理

项目的资料是指基金会与捐赠方从开始接触到项目执行完毕有关项目的一切纸质、电子文档、影音材料。项目资料的档案管理是指项目资料的收集、归档、立卷工作。

1.项目资料的收集内容：项目接洽记录、《捐赠协议书》《捐赠项目执行协议书》《捐赠项目信息表》《捐赠项目进展一览表》、捐赠仪式相关材料（发言稿、照片、新闻报道等）、捐赠进账单、捐赠收据底联、《资金使用申请表》《资金使用申请信息表》、限定性项目资金使用章程或管理办法、奖助学金项目获奖名单和公示结果凭证、执行方定期反馈材料：进展情况、资金使用情况、结余等、向捐赠方反馈项目情况凭证、基金会撰写的项目总结等材料。

2.项目资料的档案管理由筹资与发展部负责。

3.项目负责人应定期对项目进行督察，项目具体负责人应配合完成档案的归档整理工作。

本办法自公布之日起执行，由教育基金会负责解释。