为加强北京航空航天大学教育基金会（以下简称“北航教育基金会”）办公事务管理，根据北航教育基金会具体工作情况，特制订本制度。

第一章  会议管理

第一条  北航教育基金会会议类型：理事会会议、办公例会、专题研讨会等。

第二条  北航教育基金会每年至少召开2次理事会会议，研究决定北航教育基金会重大事项。理事会会议须形成会议纪要，并经与会理事签名确认。

第三条 办公例会每周召开1次，安排具体工作，确定工作责任人，交流工作进展及完成情况。

第四条  其他会议根据需要召开。

第五条所有会议必须制订会议计划，经相关领导批准后上会研讨相关工作。

第二章  公文管理

第六条  根据《国家行政机关公文处理办法》、《北京航空航天大学公文处理办法》，对北航教育基金会各类文件和信息实施管理。

第七条  公文管理内容主要包括：上级及同级的来函、来电、来文，北航教育基金会上报下发的各种文件和资料。

第八条 北航教育基金会各类文件统一由秘书处办公室归口管理，涉及部门工作的文件，经秘书长同意，相关部门可留档复印件或副本。

第九条  收文的管理

（一）北航教育基金会秘书处办公室负责文件的登记签收。在签收时，需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

（二）对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定。

（三）凡正式公文均需经秘书长根据文件内容和性质阅签后，由秘书处办公室送相关部门阅办。

（四） 一般性的函、电、单据等，可由秘书处办公室直接分转处理。

（五）为加速文件运转，秘书处办公室应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，原则上不得超过两天。

第十条  北航教育基金会上报下发正式文件、进行信息上传（包含网络上传），需经秘书长（或副秘书长）阅签后发送。

第十一条  文件的借阅与清退

（一）各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须秘书长同意后方可借阅。

（二）借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不准拆卷或在文件上勾画等。

第十二条  文件的立卷与归档

下列文件统一由北航教育基金会负责归档：

（一）上级机关来文，包括上级对本北航教育基金会报告、申请的批复；

（二）会议记录及会后形成的各类文件；

（三）北航教育基金会向上级请示批复的文件及上报的有关材料；

（四）北航教育基金会日志和大事记；

（五）参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本北航教育基金会在会上汇报发言材料等；；

（六）具体操作性文件可由各具体负责部门负责保管。

第十三条  文件的销毁与其它

对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，应根据北京航空航天大学保密办的有关规定，经经秘书长批准后，办理销毁手续。

第三章  档案管理

第十四条  北航教育基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是北航教育基金会工作的基础，是工作查考和理论研究的依据，也是北京航空航天大学档案的重要组成部分。

第十五条  档案管理工作的主要任务是：贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规，及时收集、整理和保管好北航教育基金会的档案材料，维护北航教育基金会档案材料的完整与安全，编制各种检索工具积极开发利用档案信息资源，并热情做好服务利用工作。

第十六条  北航教育基金会根据实际情况，明确由承办人员负责本会材料的收集、整理，立卷后移交档案管理人员归档和管理。

第十七条  归档材料主要可分为四大类：

第一类为登记材料，即基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；

第二类为年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；

第三类为会计材料，包括基金会会计核算和财务管理的材料，如会计账册、报表、审计报告等；

第四类为基金会日常管理材料，包括基金会理事会议材料、捐赠目录基金管理方面的材料。

第十八条  北航教育基金会材料建档后，要随时整理归档，随时补充新的内容，以保证档案的齐全完整，准确无误。

第十九条建立北航教育基金会档案借阅制度，严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。北航教育基金会资料原则上不外借。外单位利用时，须凭单位（部门）介绍信，经本会领导批准后，办理借阅手续，方可查阅。

第二十条北航教育基金会如撤销、解散后，按照《机关档案工作条例》规定，其登记档案随民政机关的档案一并向北京航空航天大学档案馆移交。

第四章  印章管理

第二十一条根据《教育基金会登记管理条例》和《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》，应规范北航教育基金会印章使用，确保印章安全，维护北航教育基金会的利益。

第二十二条  北航教育基金会理事会授权由北航教育基金会秘书处负责北航教育基金会法人印章管理，学校财务处负责北航教育基金会财务印章管理。

第二十三条  印章的领取和保管

（一） 北航教育基金会各类印章均应由专人负责保管和使用。保管人须妥善保管，不得转借他人。

（二） 北航教育基金会须建立印章管理登记表，委派专人对印章的借用和归还情况予以记录。

第二十四条  印章的使用

（一） 任何人员使用北航教育基金会印章都需要按要求填写《印章使用登记表》，将其与所需盖印的文件一并上报，经北航教育基金会秘书长审核批准后方可交印章保管人盖章。

（二） 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误后按要求盖印。

（三）不准在空白凭证上盖印，特殊情况需经理事长特别批准，并编号登记，存档备案。

（四） 印章原则上不准携带外出，确因工作需要将印章带出去使用的，应填写《印章使用登记表》，载明事项，经北航教育基金会秘书长批准后由两人以上共同携带使用。

（五） 财务人员依日常的管理权限及常规工作内容使用印章。

第二十五条  北航教育基金会现有印章及审批权限

（一） “北京航空航天大学教育基金会”公章系北航教育基金会法人章。北航教育基金会理事长印章系北航教育基金会法定代表人名章，属公务专用章，具有行使职权的作用。

（二） 印章保管人必须明确职责，保证印章的绝对安全和正确使用，如有遗失或被盗用，必须及时向北航教育基金会领导报告，所产生的不良后果或法律责任，由印章管理人员自负。

（三） 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，防止滥用和被盗用。不得委托他人代管代用，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

（四） 对于违反印章管理使用规定的人员，有关领导要批评教育，情节严重，给北航教育基金会造成损失的，由北航教育基金会对违纪者予以行政处分，造成严重损失或触犯法律的，交由司法部门处理。

（五） 北航教育基金会变更印章时，应到北航教育基金会登记管理机关交回原印章，重新提出申请，经核准后，刻制新的印章。

（六） 北航教育基金会办理注销登记，应将全部印章交回北航教育基金会登记办理机关封存。

（七） 北航教育基金会印章丢失，经声明作废后，按有关规定程序申请重新刻制。

第五章  固定资产管理

第二十六条  按照北京航空航天大学资产管理相关规定对固定资产实施管理。

第二十七条由北航教育基金会秘书处办公室严格按要求，做好固定资产的登记，建立北航教育基金会资产明细档案，办公类资产设备应编号贴标。

第二十八条  固定资产的采购：由北航教育基金会秘书处办公室根据需求，编制资产购置计划，报秘书长审核批准后进行采购。采购程序参照北京航空航天大学相关管理规定执行。采购要充分了解市场行情，采购质优价廉产品，北航教育基金会财务人员负责监督和审核采购价格。

第二十九条  固定资产的处置

固定资产的报废、报损、转让、出售需由北航教育基金会秘书处办公室提出请示报告，经秘书长同意后，按北京航空航天大学资产管理相关规定办理。

第六章附 则

第三十条  本制度由北航北航教育基金会负责解释。

第三十一条  本办法自北航教育基金会理事会通过之日起执行。